一、收文
1、核对。对收到的文件要核对投送单位、确认后方可拆除，误投件要立即退回发件单位。
2、拆封。拆封时要注意不能损坏文件，并要检查封内是否有遗留物。
3、清点。对收到文件登记簿按制发机关、文号、事由、收到时间分类登记。对简报、资料、信息、刊物等要进行筛选后再报送校领导。对涉及相关部门的材料直接转相关部门承办。
二、注办
1、拟办。来文凡须注办的，要在文件上加盖注办印章报主任提出拟办意见。对须报送接管的文件，要提醒领导。对涉及有关部门工作的机要件，按拟办意见送领导和有关部门。
2、呈批。按拟办意见送有关领导批示。
3、催批。凡呈送领导的批示件，要及时提醒领导批示，避免压文误事。
4、转办。校领导和室主任的批示文件凡须催办落实的，要及时传递，并履行文中交接手续。对校领导的重要阅批件要及时向办公室主任汇报后，再向有关单位传递。
5、时限。对取回的机要件要立即进行拆封、登记、注办完毕。
三、传阅件
1、中央及省市文件的传阅。先登记、录入、分类，然后送至主任阅批，再校领导传阅，在传阅中有批示件要及时转递。收回文件时，要逐件同登记簿核对，以便察对。
2、借阅。对借出的文件，要严格履行借阅手续，并及时收回。
四、归档立卷
1、 年底对上级文件及时清点、分类、整理和归档。
2、 对领导批示件以及继承单位上报，学校的报告件、请示件按归档要求装成卷后交档案室。
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